En esta página 8 secciones
¿Cómo controla un club los aptos médicos con Clubin?
- El club crea los tipos de documento: cuál vence, cuál es obligatorio, si es para adultos, para menores o para algunas categorías, y si lo sube el socio o el club.
- El socio sube la foto desde la app. Hasta que lo hace, figura como «no enviado».
- El club lo revisa: lo descarga, confirma o corrige la fecha de vencimiento y lo aprueba, o lo rechaza para que suba otro.
- El sistema lo sigue: siete días antes del vencimiento le avisa al socio, y cuando pasa la fecha lo marca vencido.
¿Qué estados tiene cada documento?
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| No enviado | El club lo pide y el socio todavía no subió nada |
| Pendiente | El socio lo subió y falta que el club lo revise |
| Aprobado | El club lo validó, con su fecha de vencimiento si la tiene |
| Rechazado | El club no lo aceptó y el socio tiene que subir otro |
| Vencido | Pasó la fecha: el sistema lo marcó solo, a la madrugada |
Cuando el socio renueva un apto que todavía estaba aprobado, el anterior sigue valiendo —también en la puerta— hasta que el club apruebe el nuevo. Nadie queda sin apto por el tiempo que tarda la revisión. Y un documento con una fecha que ya pasó no se puede aprobar: hay que pedir uno vigente.
¿Cómo avisa Clubin cuando un apto está por vencer?
Es lo que cambia el control del apto: deja de depender de que alguien revise la carpeta antes de cada temporada. La fecha la carga el socio al subirlo y la confirma o corrige el club al aprobarlo, así que el aviso sale con la fecha que figura en el documento.
¿Cómo sabe el entrenador si un chico puede jugar?
En la app del deportista, además, un semáforo se pone en rojo cuando le falta o se le vence un documento obligatorio, así que el chico y su familia lo ven antes del partido y no cinco minutos antes. Lo que cuenta como obligatorio es lo que le corresponde por edad y por categoría, aprobado y sin vencer.
¿Se puede controlar la documentación en la puerta del club?
Cómo funciona la puerta, las jornadas y la política con el que debe la cuota está en control de accesos.
¿Quién ve la documentación de los socios?
Administración
Ve, aprueba, rechaza y crea los tipos de documento. Decide si la documentación obligatoria se controla.
Documentación
Un rol para la persona que lleva los papeles: ve y gestiona toda la documentación, sin tocar la plata del club.
Entrenador
Ve sólo los documentos de sus categorías y la marca «Falta documentación» en su lista. No aprueba ni rechaza.
El socio y su familia
Suben las fotos desde la app, ven el estado de cada documento y reciben el aviso antes del vencimiento.
Los datos de los socios son del club, que es el responsable de ellos; Clubin los guarda por cuenta del club. El detalle está en la política de privacidad.
¿Qué no hace el módulo de documentación?
El resto de lo que hace el club con sus socios —padrón, cuotas, categorías y avisos— está en software de gestión de clubes, y lo que ve el socio en su teléfono, en la app para socios.
Preguntas frecuentes
¿Clubin avisa cuando se vence un apto médico?
Sí. Siete días antes del vencimiento le llega una notificación al socio para que lo renueve, el tablero del panel junta los documentos por vencer, y cuando pasa la fecha el sistema lo marca como vencido solo, todos los días a la madrugada.
¿El socio puede subir el apto desde el celular?
Sí. Saca una foto del apto, del DNI o del documento que pida el club y la sube desde la app. El club la revisa y la aprueba con su fecha de vencimiento, o la rechaza para que suba otra.
¿Qué documentos se pueden pedir?
Los que defina el club: apto médico, DNI, ficha médica o cualquier otro. Cada tipo dice si vence, si es obligatorio, si es para adultos, para menores o para algunas categorías, y si lo sube el socio o el club.
¿Se le puede impedir la entrada a quien no tiene el apto al día?
Sí, si el club lo decide. Con el control de la documentación obligatoria prendido, cada jornada en la puerta elige entre no controlarlo, avisarle al portero para que decida o no dejar pasar al socio al que le falta un documento obligatorio. El entrenador, además, lo ve marcado en su lista de asistencia.
¿Está incluido en el plan gratuito?
No. El plan gratuito es para cobrar la cuota de hasta 50 socios activos. La documentación y los aptos médicos vienen con los planes pagos, que traen todas las funciones y se prueban 30 días gratis.