¿Cómo funciona el control de acceso?
- Se abre la jornada con su nombre, horario de inicio y cierre, y la puerta o sector al que corresponde.
- El portero descarga el padrón en su celular: nombres, fotos, estado de cada socio y quiénes entran por esa puerta.
- Escanea el carnet digital del socio, que es un QR que vive en la app y se renueva solo.
- La app responde en el acto: pasa, no pasa, o ya entró antes en esta misma jornada.
- Al cerrar la jornada queda el registro completo de quién entró, a qué hora y quién lo autorizó.
¿Qué valida el sistema cuando el socio pasa?
| Qué se controla | Qué hace el sistema |
|---|---|
| El socio ya no es socio | Si está dado de baja en el padrón, no pasa |
| El apto médico está vencido | Se compara contra la fecha del día y se avisa en pantalla |
| El socio debe la cuota | El club define de antemano qué hacer: rechazarlo, dejarlo pasar o que decida el portero |
| La persona ya entró hoy | Se marca como ingreso repetido y no pasa desapercibido |
| Es una puerta de una disciplina | Sólo pasan las categorías habilitadas para ese sector |
¿Qué pasa en la puerta con el socio que debe la cuota?
Es una decisión de producto deliberada, y probablemente la más importante del módulo. Un sistema que rechaza automáticamente al que debe dos meses funciona bien en una planilla y muy mal en la puerta de un club, donde la persona que está del otro lado es alguien conocido, a veces un chico, y muchas veces hay un motivo. Que el club elija la política es lo que hace que el control se pueda sostener en el tiempo en lugar de apagarse la primera vez que genera un conflicto.
Usado con criterio, el ingreso es la palanca de cobranza más efectiva que tiene un club: el socio se entera de que debe en el único momento del mes en el que le importa. El detalle de cómo se genera y se sigue esa deuda está en cuotas y cobranzas.
¿Funciona sin internet en la puerta?
Es la misma decisión que en la toma de asistencia: dar por supuesto que hay wifi en un club es lo que hace que los sistemas de control se abandonen. Si dos porteros escanean al mismo socio mientras están desconectados, el sistema resuelve la duplicación al sincronizar en lugar de contar dos ingresos.
Jornadas, puertas y horarios
Por puerta
Cada sector define si admite a cualquier socio o sólo a determinadas categorías.
Por horario
La jornada tiene inicio y cierre. Cerrada la jornada, no se registran más ingresos.
Por evento
Un partido, una asamblea o una pileta de verano son jornadas distintas, con su propio registro.
Quién está adentro
En cualquier momento se puede ver el listado de los que ya ingresaron y todavía no salieron.
¿Qué queda registrado de cada ingreso?
El nivel de detalle no es capricho. Un registro de accesos sirve para algo el día que hay que reconstruir qué pasó —un incidente, un faltante, una discusión sobre si alguien entró o no— y ese día la pregunta nunca es sólo "quién entró", sino "quién lo dejó entrar y con qué información a la vista". Por eso se guarda también el operador, el aparato y hasta el desfasaje del reloj del celular contra el del servidor: sin eso, un lector con la hora mal puesta ensucia el registro entero sin que nadie se dé cuenta.
Las descargas del padrón, los cierres de jornada y las sincronizaciones quedan auditadas aparte, con quién las hizo y cuándo. El padrón que baja al celular del portero, además, lleva sólo los últimos dígitos del documento: alcanza para desempatar dos homónimos y no expone el número completo en un teléfono prestado.
¿Y si el club ya tiene molinetes?
No es una casilla que se prende: cada marca y cada modelo de molinete se conecta distinto, así que la integración la hacemos en base al equipamiento que tenga el club. La pieza que lo hace posible ya está: el QR del carnet es dinámico, se renueva solo y se verifica contra un endpoint público de Clubin que un lector externo puede consultar. Escribinos por WhatsApp con el modelo que tenés instalado —o el que estás por comprar— y lo vemos.
Para la enorme mayoría de los clubes la pregunta previa es otra: si la puerta hoy no controla nada, el salto grande no es el molinete, es que exista un registro. Eso se resuelve con los celulares que el club ya tiene.
Preguntas frecuentes
¿Necesito comprar hardware para controlar el acceso al club?
No. El control de accesos de Clubin funciona con el celular que ya tiene la persona que está en la puerta: escanea el QR del carnet digital del socio y el sistema responde si puede pasar. No hay que comprar molinetes, lectores ni una computadora de portería.
¿Clubin se integra con molinetes?
Sí, y la integración se arma en base a los molinetes que usa el club. No hace falta tener uno: el control de accesos funciona escaneando el carnet con un celular común. Pero si el club ya tiene molinetes instalados o está por poner, se conectan con Clubin: el QR del carnet es dinámico y se verifica contra un endpoint público que un lector externo puede consultar. Como cada marca y cada modelo se conecta distinto, lo vemos sobre el equipamiento concreto de cada club.
¿Funciona si en la entrada no hay señal ni wifi?
Sí. El lector descarga el padrón del club antes de empezar la jornada y valida sin conexión, con la foto y el estado de cada socio guardados en el celular. Los ingresos se sincronizan solos cuando vuelve la señal. Si dos lectores escanearon al mismo socio mientras estaban desconectados, la duplicación se resuelve al sincronizar.
¿Le puedo negar la entrada a un socio que debe la cuota?
Sí, y también podés no hacerlo. La política se define por anticipado en cada jornada: rechazar automáticamente al que tiene cuota vencida, dejarlo pasar sin controlar la deuda, o mostrarle al portero la situación del socio junto con su foto para que decida en el momento. Esta última es la opción por omisión, porque en la puerta de un club la decisión casi nunca es automática.
¿Qué pasa si el socio se queda sin batería o se olvida el celular?
El portero lo busca por nombre en el padrón que ya tiene descargado y lo deja pasar desde ahí. El ingreso queda registrado igual, indicando que se resolvió por búsqueda manual y no por escaneo del QR.
¿Puedo controlar el acceso a un sector específico y no a todo el club?
Sí. Se definen sectores —una puerta, un gimnasio, una pileta— y cada uno declara si admite a cualquier socio o sólo a determinadas categorías. Una jornada de acceso puede alcanzar a todo el predio o a un sector concreto, con su propio horario de apertura y cierre.
¿Queda registro de quién entró?
Sí. De cada intento se guarda el resultado, el motivo, la hora según el celular y según el servidor, el aparato con el que se escaneó y la persona del club que operaba el lector. Las descargas de padrón y los cierres de jornada quedan auditados aparte.